Dokumentinhallinta - Document Management
Kuvauksen kirjoitti: Samson Azizyan, M3156
Dokumentinhallintajärjestelmä - Document Management System (DMS)
Dokumentinhallintajärjestelmä (DMS) on järjestelmä, jota käytetään asiakirjojen vastaanottamiseen, seuraamiseen, hallintaan ja varastointiin sekä paperin vähentämiseen. Useimmat pystyvät pitämään kirjaa eri käyttäjien luomista ja muokkaamista versioista (history tracking). Digitaalisten asiakirjojen hallinnassa tällaiset järjestelmät perustuvat tietokoneohjelmiin. Termillä on jonkin verran päällekkäisyyksiä sisällönhallintajärjestelmien käsitteiden kanssa. Sitä pidetään usein osana yrityksen sisällönhallintajärjestelmiä (ECM) ja se liittyy digitaalisen omaisuuden hallintaan, asiakirjan kuvantamiseen, työnkulun järjestelmiin ja tietueiden hallintajärjestelmiin.
Asiakirjanhallintaohjelmisto
Paperiasiakirjoja on käytetty pitkään tietojen tallentamiseen. Paperi voi kuitenkin olla kallista ja, jos sitä käytetään liikaa, tuhlaavaa. Asiakirjanhallintaohjelmisto ei ole yksinkertaisesti työkalu, mutta sen avulla käyttäjä voi hallita tallennettujen tietojen käyttöä, seurantaa ja muokkaamista. Asiakirjahallintaohjelmisto on elektroninen kaappi, jota voidaan käyttää kaikkien paperisten ja digitaalisten tiedostojen järjestämiseen. Ohjelmisto auttaa yrityksiä yhdistämään paperin digitaalisiin tiedostoihin ja tallentamaan sen yhteen keskittimeen sen jälkeen, kun se on skannattu ja digitaaliset muodot tuodaan. Yksi digitaalisen asiakirjojen hallinnan tärkeimmistä eduista on, että nautit "fail-safe" ympäristöstä kaikkien asiakirjojesi ja tietojesi suojaamiseksi.
Sisällönhallintajärjestelmä - Content Management System (CMS)
Sisällönhallintajärjestelmä (CMS) on tietokoneohjelmisto, jota käytetään digitaalisen sisällön luomisen ja muokkaamisen hallintaan. CMS-tiedostoja käytetään tyypillisesti yrityksen sisällönhallintaan (ECM) ja verkkosisällön hallintaan (WCM). ECM tukee tyypillisesti useita käyttäjiä yhteistyöympäristössä integroimalla asiakirjojen hallinnan, digitaalisen omaisuuden hallinnan ja tietueiden säilyttämisen. Vaihtoehtoisesti WCM on verkkosivustojen yhteiskehitykseen perustuva tekijä, ja se voi sisältää tekstiä ja upotettua grafiikkaa, valokuvia, videoita, ääniä, karttoja ja ohjelmakoodeja, jotka näyttävät sisältöä ja ovat vuorovaikutuksessa käyttäjän kanssa. ECM sisältää tyypillisesti WCM-toiminnon.
Sisällönhallintajärjestelmän Rakenne
CMS:lla on tyypillisesti kaksi pääkomponenttia: sisällönhallintasovellus (CMA) käyttöliittymänä, jonka avulla käyttäjä voi jopa rajoitetulla asiantuntemuksella lisätä, muokata ja poistaa sisältöä verkkosivustolta ilman verkkovastaavan toimia. Ja sisällönjakeluohjelma (CDA), joka kokoaa sisällön ja päivittää verkkosivuston.